Les huissiers de justice du Québec et le virage numérique

Du mythe à la réalité

Huissier de justice, une profession du domaine juridique à laquelle est souvent accolée l’image d’officines produisant une multitude de documents, dupliqués, étampés, classés, reclassés, par dossiers, par clients, par filières, etc. Une de ces idées reçues dont il est difficile de se débarrasser.

La réalité est pourtant toute autre et d’immenses progrès ont été réalisés grâce à l’utilisation de solutions technologiques qui ont permis aux huissiers contemporains d’optimiser leurs processus de gestion des opérations et d’améliorer continuellement les services qu’ils offrent à leurs clients et leurs partenaires.

De l'amorce technologique à la maturité, engagement et évolution

Dès les années 90, entre autres avec l’avènement des ordinateurs personnels et des plateformes de type Windows, les huissiers du Québec pouvaient déjà compter sur une solution de gestion intégrée pour leurs bureaux. Aujourd’hui utilisée par plus de 85% des huissiers de justice du Québec, c’est donc depuis près de trente ans, et pas moins de quatre générations de plateformes technologiques plus tard, que ces derniers peuvent compter sur une solution adaptée et évolutive leur offrant l’ensemble des fonctionnalités pour opérer et gérer rapidement et efficacement.

Portail Web et mobilité, au service de la clientèle et de la profession

Le virage numérique mobile s’est quant à lui amorcé avec l’avènement des technologies Web et le besoin de rendre certaines fonctionnalités disponibles à la clientèle des huissiers et aux huissiers eux-mêmes lorsqu’ils sont en déplacement.

Depuis plus d’une décennie maintenant, les bureaux d’huissiers offrent gracieusement à leurs clients des accès à leur plateforme où ils peuvent suivre leurs dossiers, consulter l’historique, télécharger les rapports de procédures et transmettre des demandes de services électroniquement et en toute sécurité.

Cette même plateforme permet également aux huissiers de traiter leurs procédures, de compléter et de signer leurs rapports sur la route directement à partir d’appareils mobiles, sans les obliger à retourner au bureau.

Les échanges de procédures électroniques, pour plus d'efficacité

Dans le prolongement du virage numérique et de la nécessaire diminution des échanges de documents papiers, une nouvelle plateforme Web a été mise à la disposition des huissiers pour leur permettre d’échanger les instructions de production et les procédures sans devoir passer par les envois postaux ou d’autres moyens de livraison par route.

Depuis juin 2019, cette nouvelle plateforme permet ainsi aux huissiers de transmettre électroniquement les procédures à traiter par leurs confrères à travers le Québec et de récupérer les résultats des démarches, rapidement, efficacement et en toute sécurité.

La signification électronique et évolution technologique

L'arrêté no 4267 de la juge en chef du Québec et de la ministre de la Justice du Québec du 27 mars 2020 , découlant des dispositions liées aux défis de santé publique visant à limiter les contacts, a eu pour effet de redéfinir les modalités d’exécution des procédures de signification et les exigences concernant la livraison de ces procédures par courriel ainsi que la nécessité de se doter d’outils technologiques appropriés pour en faire la preuve.

Étant donné les circonstances, les concepteurs des solutions technologiques pour huissiers ont alors rapidement et agilement entamé le développement et effectué le déploiement d’une nouvelle plateforme pour l’envoi des significations par courriel conformément aux règles de l’arrêté no 4267.

Depuis janvier 2021, les huissiers disposent donc de nouveaux outils qui permettent de signifier les procédures par courriel, de produire des attestations garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents qui leurs sont confiés par leurs clients et de produire le bordereau requis pour fournir la preuve de livraison et même plus puisqu’au besoin ils peuvent fournir les détails du cycle complet depuis l’envoi du courriel jusqu’au téléchargement des documents par les parties signifiées.

Dans le respect des orientations et des règlements entourant une fonction sensible et stratégique comme celle des huissiers, les concepteurs de ces outils ont mis en place les règles de sécurité et de confidentialité requises en commençant par la domiciliation au Québec des serveurs par où transitent et / ou résident les données.

Les communications internet étant sécurisées par les protocoles requis, chaque document téléversé est encrypté par une clé jusqu’à sa livraison et l’émetteur de la procédure est en mesure d’en vérifier l’intégrité à tout moment.

Bien que l'arrêté no 4267 de la juge en chef du Québec et de la ministre de la Justice du Québec du 27 mars 2020 ne soit plus en vigueur, la plateforme bénéficie toujours des nouveautés développées lesquelles demeurent disponibles pour utilisation lorsque requis.

L'huissier virtuel et la dématérialisation de la profession, juste le début

Nous avons entamé le virage numérique avec les huissiers du Québec bien avant la pandémie et nous continuons à travailler avec acharnement à faire des filières, imprimantes et documents papiers de valeureux souvenirs du « bon vieux temps ». Notre longue expérience du milieu juridique québécois et notre capacité d’anticipation quant au devenir de la profession d’huissiers nous rappellent qu’il faut tous nous préparer à transiger différemment pour l’ensemble des intervenants du domaine juridique au Québec.

Au-delà de toute l’effervescence actuelle autour du télétravail, des besoins d’affaires changeants et de la transformation numérique des organisations, nous croyons à notre façon contribuer à diminuer l’empreinte écologique des activités humaines en offrant des solutions technologiques qui réduisent considérablement l’utilisation du papier, des autobus et des déplacements pour livraison en personne. Les huissiers de justice du Québec ont déjà de bons outils pour y parvenir. Si vous ne le saviez pas encore, nous sommes heureux de vous apprendre la bonne nouvelle.

De plus, les Systèmes Informatiques Unik inc., concepteurs de logiciels pour huissiers, ayant été acquis par Juris Concept, une division de Harris Computer, de nouvelles intégrations sont à venir afin de faciliter le quotidien des professionnels œuvrant dans le milieu juridique ce qui se répercutera forcément par une offre de services bonifiée pour les citoyens devant avoir recours aux divers intervenants du monde de la justice. Nous avons hâte de vous présenter la suite !

JuriSoft, JuriWeb et JuriEdi, solutions propulsées par Juris Concept, division de PG solutions

À jour au 17 avril 2023