Me Jocelyne Boudreault, avocate, RÉSO Gestion Corporative, Montréal.
Mise à jour des registres gouvernementaux
Autres éléments à tenir à jour
La Loi sur les sociétés par actions prévoit à son article 31(1) que la société doit tenir à son siège des livres. En pratique, les sociétés tiennent un livre de la société où figurent les documents qui doivent être mis à la disposition des administrateurs, des actionnaires et des créanciers, s’il y a lieu. Le livre de la société contient entre autres :
En ce qui a trait aux sociétés fédérales régies par la loi canadienne sur les sociétés par actions, des règles semblables à celles des sociétés provinciales s'appliquent. Toutefois, la loi fédérale est plus sévère et prévoit des sanctions en cas de non respect pour la tenue des livres ou des registres. Par exemple, si la société fait défaut de tenir l'un des registres elle s'expose à une amende pouvant atteindre jusqu'à 5 000 $.
La mise à jour d'une société tant fédérale que provinciale implique deux types d'obligations, d'une part, la mise à jour annuelle des registres gouvernementaux et d'autre part, la tenue d'une assemblée annuelle des actionnaires.
Mise à jour des registres gouvernementaux
Depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur la publicité légale des entreprises, il est primordial pour une société de maintenir à jour non seulement son Livre de la société mais aussi de mettre à jour les informations contenues au registre des entreprises du Québec car celles-ci sont opposables aux tiers.
En effet, la plupart des informations inscrites au registre des entreprises comme le nom de la société, la forme juridique, le ou les noms d'emprunt, le domicile, le nom des administrateurs et les principaux dirigeants de même que l'adresse du ou des établissements font preuve de leur contenu à l'égard des tiers de bonne foi.
À titre d'exemple : Vous apparaissez comme administrateur d’une société au registre des entreprises du Québec et vous avez démissionné de cette dernière. Toutefois, la société doit des sommes au ministère du revenu, le ministre pourra intenter des poursuites contre vous afin de récupérer ces sommes. Pour vous défendre, vous devrez faire la preuve que dans les faits vous n'êtes plus administrateur de la société, cette preuve peut se faire en montrant une copie de la résolution, avis de démission etc... Pour éviter ces problèmes la loi sur la publicité légale des entreprises prévoit que dans les 30 jours suivants tout changement une déclaration de mise à jour doit être déposée au registre des entreprises du Québec d'où l'importance de produire une déclaration de mise à jour dès que des changements surviennent.
Donc, l'inscription d'une personne à titre d'administrateur de la société au registre des entreprises du Québec peut la rendre responsable vis à vis les tiers en cas de poursuite contre la société.
Le registre constitue ainsi un acte authentique au sens du Code civil du Québec. De plus, l'article 13 de la Loi sur les sociétés par actions confirme la véracité des informations contenues dans les documents déposés au registre.
Chaque année les sociétés par actions doivent, dans les six (6) mois suivant la fin de leur exercice financier, produire une déclaration de mise à jour annuelle (art. 45 et s. Loisur la publicité légale des entreprises). Cette déclaration est déposée, au choix de la société, soit directement auprès du registraire des entreprises soit auprès de Revenu Québec; dans ce dernier cas, elle est jumelée à la déclaration de revenus de la société. Dans tous les cas, le dépôt se fait sans droit, sauf si la déclaration est produite après la période prescrite, alors des droits de 47,50 $ sont imposés. Des droits annuels d'immatriculation seront plutôt perçus par Revenu Québec dans les soixante (60) jours suivant la fin d'exercice financier de la société.
Dans l'année de l'immatriculation de la société, celle-ci est exemptée de produire une déclaration de mise à jour annuelle. Cette obligation naît dans l'année qui suit l'immatriculation.
Par ailleurs, toutes les sociétés par actions régies par la loi fédérale doivent, en plus de la déclaration de mise à jour annuelle, soumettre au Directeur un rapport annuel accompagné des droits prescrits de 20 $ dans les soixante (60) jours suivant la date d'anniversaire de la constitution.
Il n'y a cependant pas de frais pour le retard mais la société risque d'être dissoute par le Directeur pour non production de rapports annuels après deux ans d'omission.
Tant la loi provinciale que fédérale oblige les sociétés à tenir une assemblée annuelle des actionnaires afin de présenter aux actionnaires les états financiers de la société, procéder à l'élection des administrateurs et renouveler le mandat du vérificateur (auditeur). Notez que les sociétés qui n'ont pas fait d'appel public à l'épargne et qui sont généralement des émetteurs fermés au sens de la Loi sur les valeurs mobilières du Québec peuvent renoncer à la nomination d'un vérificateur (auditeur) si tous les actionnaires y consentent même ceux qui n'ont pas le droit de voter.
La procédure corporative généralement suivie dans ce cas est de procéder par résolution signée de tous les administrateurs ou actionnaires habiles à voter. Ces résolutions tiennent alors lieu de réunion ou d'assemblée. Une séquence de trois résolutions est habituellement préparée par la société. Une première résolution écrite tient lieu d'une réunion du conseil d'administration afin d'approuver les états financiers et autoriser au moins un des administrateurs à signer les états financiers. La deuxième résolution écrite tient lieu d’une assemblée annuelle des actionnaires. Si tous les actionnaires ne veulent pas signer cette résolution écrite qui tient lieu d'assemblée, la société doit convoquer une assemblée des actionnaires conformément à son règlement intérieur ou administratif. Notez, que tous les actionnaires de la société ont le droit de recevoir un exemplaire des états financiers. À l'assemblée annuelle, les actionnaires prennent connaissance des états financiers, élisent les administrateurs et sous réserve des commentaires mentionnés précédemment, nomment un vérificateur (auditeur). Une troisième résolution est ensuite préparée et consiste en une deuxième réunion du conseil d'administration afin de nommer les dirigeants et un comptable professionnel agréé, dans le cas où tous les actionnaires de la société ont consenti à ne pas nommer de vérificateur (auditeur).
Depuis le 13 juin 2019, les sociétés privées constituées sous la Loi canadienne sur les sociétés par actions doivent tenir un registre qui identifie tous les particuliers ayant un contrôle important de la société (ci-après PCI) c’est-à-dire toutes les personnes physiques qui exercent un contrôle direct, indirect, effectif ou conjoint sur 25% ou plus des actions votantes de la société ou sur des actions qui représentent 25 % ou plus de la juste valeur marchande de la société. De plus, les personnes physiques qui exercent un contrôle de fait sur la société devront également être inscrites au registre des PCI.
Les informations qui doivent être tenues sont les suivantes : le nom du particulier, sa date de naissance, son adresse personnelle, sa juridiction de résidence à des fins fiscales, une description de la manière en vertu de laquelle le particulier se qualifie à titre de PCI et une description des droits et intérêts du PCI dans la société.
La LCSA oblige aussi la société à mettre à jour ces informations, au minimum une fois au cours de chaque exercice financier. Le registre doit aussi indiquer les mesures raisonnables prises par la société pour s’assurer que les renseignements inscrits sont exacts, exhaustifs et à jour.
Le défaut de la société de tenir et de maintenir à jour un registre des PCI peut entraîner une amende allant jusqu’à 200 000 $ pour la société, ses administrateurs, dirigeants ou actionnaires.
Autres éléments à tenir à jour
Au moment de préparer les résolutions écrites qui tiennent lieu d'assemblée annuelle, il est également important de vérifier si des transactions ont eu lieu au cours de l'année financière qui se termine, et s’il y a lieu, de préparer et de rédiger les résolutions particulières requises, (déclaration d'un dividende, d'un boni ou résolution autorisant un emprunt, etc.) Le Livre de la société sera à jour et il sera plus facile de faire l’historique des transactions qui sont survenues dans la société.
Toute modification au niveau des actions implique également la mise à jour des registres concernés soit ; actionnaires, actions, valeurs mobilières ou encore transfert. De nouveaux certificats peuvent également être émis à la suite de ces changements.
Si vous procédez à une modification de vos statuts ou de votre règlement intérieur ou administratif, les résolutions approuvant cette dernière devront également se retrouver dans votre Livre.
Services de mise à jour de livre corporatifs
Bon nombre de cabinets d'avocats ou de notaires offrent ce service de mise à jour annuelle comprenant la vérification des registres gouvernementaux, la préparation des assemblées annuelles ainsi que le suivi des décisions corporatives telles les déclarations de dividendes, boni ou les emprunts contractés par votre société. N'hésitez pas à consulter un professionnel du droit à cet effet.
La mise à jour annuelle du Livre de la société s’avère une opération rentable à long terme. Un Livre de la société bien tenu fait preuve de son contenu dans toute action ou procédure prise contre la société ou un de ses actionnaires.
Ces Livres de minutes sont disponibles sur le Réseau juridique du Québec dans la section Boutique juridique.
Dernière mise à jour : 16 février 2022
Avis : L'information présentée ci-dessus est de nature générale et est mise à votre disposition sans garantie aucune notamment au niveau de son exactitude ou de sa caducité. Cette information ne doit pas être interprétée comme constituant un ou des conseils ou avis juridiques. Si vous avez besoin de conseils juridiques particuliers, veuillez consulter un avocat ou un notaire.
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